Foto mensen
Vrijwilligerssteunpunt Heusden
Raadhuisplein 16 (BIJEEN)
5151 JH Drunen
info@vrijwilligershuisheusden.nl

Afspraken met vrijwilligers

Proefperiode
1. Spreek na het kennismakingsgesprek met de nieuwe vrijwilliger een wederzijdse proefperiode af, waarin zowel de organisatie als de vrijwilliger kan kijken of het goed gaat. Aan het eind van de proefperiode kunnen definitieve afspraken worden gemaakt. Het is vaak goed om in dat ‘evaluatiegesprek’ te letten op eventuele suggesties van de nieuwkomers om zaken wat anders aan te pakken dan de gebruikelijke werkwijze. Soms kan een frisse kijk op het werk tot verrassende ideeën leiden.

Doelstelling
2. De doelstelling van de organisatie moet aan de vrijwilliger duidelijk worden gemaakt. Ook de plaats en de functie van de groep of afdeling waar de vrijwilliger komt te werken. De vrijwilliger moet het hier mee eens zijn.

Werkzaamheden
3. Wat de werkzaamheden betreft, moet een aantal zaken duidelijk worden vastgelegd; een omschrijving van het werk dat vrijwilligers doen binnen de organisatie en een concrete beschrijving van de taken waaruit het vrijwilligerswerk bestaat.
Vermeld daarnaast uitdrukkelijk dat het om vrijwilligerswerk gaat, waarvoor men (buiten een onkostenvergoeding) niet wordt betaald.

Werktijden, vakantie en opzegtermijn
4. Als er vaste werktijden zijn, moeten daarover duidelijke afspraken worden gemaakt. Wanneer mensen opgeroepen moeten kunnen worden, spreek dan per persoon af wanneer iemand niet en bij voorkeur wel beschikbaar is. Op de vrijwilligers mag geen (morele) druk worden uitgeoefend om zich meer dan de afgesproken tijd in te zetten.
Vakantieafspraken kunnen het best zo vroeg mogelijk worden doorgegeven zodat men gezamenlijk een werkplanning kan maken. Als er een maximale termijn is waarin men kan worden gemist moet dat ook van tevoren afgesproken zijn.
Spreek af wat de vrijwilligers moeten doen wanneer ze ziek zijn of plotseling niet kunnen komen. Bij veel vrijwilligerswerk is een opzegtermijn bij vertrek wenselijk. Het is in ieder geval nodig om het werk goed over te dragen of af te ronden. Maak daar dus goede afspraken over.
Ook een organisatie kan redenen hebben om een vrijwilliger op te zeggen. De vrijwilliger moet dan wel de mogelijkheid hebben de precieze redenen te horen om zich te verweren.
Bij beëindiging van het werk kunnen vrijwilligers behoefte hebben aan een getuigschrift. Daarin wordt vermeld wat voor werk ze gedaan hebben en of ze een positieve bijdrage hebben geleverd. Voor de organisatie is het een kleine moeite om daaraan te voldoen.

Overleg en inspraak
5. Voldoende en helder beschreven informatie is voor vrijwilligers van het grootste belang. Vrijwilligers moeten kunnen meepraten over het beleid van de organisatie. In sommige gemeenten zijn algemene democratiseringsregels zelfs voorgeschreven in subsidieverordeningen. Gesubsidieerde organisaties dienen zich daar dan aan te houden.
Wanneer in een organisatie veel vrijwillige medewerkers zijn, is een aparte vrijwilligersvergadering aan te bevelen. Vrijwilligers kunnen daar samen een standpunt bepalen. De status van de vrijwilligersvergadering (adviserend, op sommige terreinen beslissend) moet wel duidelijk zijn. Dit moet statutair zijn geregeld.
Bestuursvergaderingen dienen in de regel openbaar te zijn, en de notulen voor iedereen verkrijgbaar. In het algemeen moet er ruimte zijn voor kritiek en voor nieuwe suggesties. Ook kritiek op betaalde medewerkers moet bespreekbaar zijn, net als het functioneren van de vrijwilligers. Tenslotte zouden ook de vrijwilligers moeten worden betrokken bij de selectie van (zowel betaalde als onbetaalde) nieuwe medewerkers en bestuursleden. Ook dit moet dan wel statutair zijn geregeld.

Geschillen oplossen
6. Wanneer een verschil van mening binnen de organisatie zo hoog oploopt dat er via de gewone overlegorganen geen oplossing komt, kan men er door middel van een geschillenprocedure misschien nog wel uitkomen. Een manier om dit te doen is een commissie in te stellen van drie personen: twee vertegenwoordigers van de ‘partijen’ en een derde, onafhankelijke persoon die voor beide anderen aanvaardbaar is. Bij de beslissing van deze commissie moet iedereen zich dan neerleggen.

Vrijwilligersovereenkomst
7. Zowel voor de organisatie als voor de vrijwilliger is het goed om alle afspraken op papier te zetten. Weliswaar heeft zo’n overeenkomst niet dezelfde betekenis als een officieel arbeidscontract, toch schept het duidelijkheid en het bevestigt het gegeven dat vrijwilligerswerk niet vrijblijvend is, maar zowel van de kant van de vrijwilliger als van de organisatie verplichtingen met zich meebrengt. Het vrijwilligerssteunpunt zou graag een kopie ontvangen van de overeenkomst. Voorbeelden van vrijwilligersovereenkomsten vindt u op internet of kunt u opvragen bij het vrijwilligerssteunpunt.